智慧檔案館的演變過程是從傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館以及智能檔案館的基本條件上發(fā)展而來的，構建智慧檔案館在全新的城市形態(tài)中已經(jīng)成為發(fā)展的必然要求。
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智慧檔案館的本質(zhì)在于信息化與實體信息的高度融合，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等技術，對檔案資源進行感知、探索、整合及挖掘，全方位、多層次、多角度的為用戶提供檔案信息服務。智慧檔案館建設對于檔案管理服務、行業(yè)理論建設、社會城市發(fā)展等都具有重要意義。
促進檔案館發(fā)展
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智慧檔案館建設集新技術、新思維、新服務于一體，針對檔案館自身發(fā)展而言具有十分重要的影響，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
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1. 突破檔案信息資源開發(fā)利用
傳統(tǒng)的檔案信息利用僅僅表現(xiàn)在人工調(diào)閱，用戶很難獲取檔案背后更深層次的價值，智慧檔案館利用現(xiàn)代化信息技術對實體檔案資源進行采集、整合、加工、分析以及挖掘，對檔案信息資源進行綜合處理與協(xié)同利用，從而發(fā)現(xiàn)新信息、新知識，生成科學、系統(tǒng)的知識架構，為用戶進行推送，實現(xiàn)檔案信息資源的增值和深層次利用。
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2. 實現(xiàn)檔案管理流程智慧化
智慧檔案館圍繞檔案實體及其信息而開展的收、管、存、用等業(yè)務，通過RFID、大數(shù)據(jù)、云計算等技術自主感知、匯集、記憶、分析信息，挖掘知識、發(fā)現(xiàn)關系，完成既定的檔案工作業(yè)務，實現(xiàn)檔案信息的一體化管理。其次針對檔案館設備運行，如供電供水、消防、溫濕度控制等設備及密集架等檔案裝具等能夠進行智能控制，為檔案資源提供良好的環(huán)境。
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3. 創(chuàng)新檔案服務模式
人工調(diào)閱模式已經(jīng)不能滿足當前社會下人們對于檔案服務的需求。社會的發(fā)展讓網(wǎng)絡化、便捷化、高效化、知識化以及個性化服務模式成為當前用戶對建設智慧檔案館的訴求。智慧檔案館中的大數(shù)據(jù)技術，對用戶身份、借閱內(nèi)容、搜索方式等進行數(shù)據(jù)化分析，挖掘用戶隱形訴求，改善服務方式，實現(xiàn)檔案服務從“供給導向”模式向以用戶為中心的“需求導向”模式轉變。
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拓展行業(yè)理論建設
智慧檔案館是數(shù)據(jù)化時代下檔案學術界探討和研究的重要內(nèi)容，對于行業(yè)理論的發(fā)展具有十分重要的學術價值，隨著科學的進步，智慧檔案館也將迎來跨越式的發(fā)展，實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)、制度、技術的集成，檔案信息與人員之間的業(yè)務協(xié)同和服務交互。智慧檔案館不僅僅囿于技術應用的層面，還應有更寬廣的內(nèi)涵和實踐意義，從知識以及理論層面的分析，解讀智慧檔案館“智慧”的本質(zhì)，將拓寬行業(yè)理論建設，為未來的發(fā)展提供實踐路徑參考。
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助推智慧城市發(fā)展
檔案作為社會發(fā)展的真實記錄，在信息化社會中的作用舉足輕重，是智慧城市建設過程中不可或缺的重要基本信息。智慧檔案館建設是智慧城市建設的重要組成部分，城市檔案的智慧管理，通過透徹的感知、智慧的發(fā)現(xiàn)、跟蹤、收集智慧城市產(chǎn)生的具有長久保存價值的資源，有效整合數(shù)據(jù)信息并實現(xiàn)智能化處理，讓智慧檔案館成為智慧城市記憶資源的存儲基地以及信息服務中心，助推智慧城市的快速發(fā)展。